Política de privacidad y protección de datos personales

Diagnóstico Digital / Centro de Radiología Oral

POLITICA DE PRIVACIDAD Y USO DE LA INFORMACION PACIENTES LAUSOF CARSAN
(Actualizada mayo de 2021)

 

OBJETIVO Y ALCANCE:

 

Establecer las condiciones y términos de seguridad y confidencialidad mediante los cuales se recopila, se resguarda, se suprime y se utiliza los datos personales de los de los pacientes y usuarios, estableciendo directrices para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes que regulan la protección de datos personales.

                                 

Incluye y aplica a todos los procesos asistenciales, comerciales y administrativos de LAUSOF CARSAN S.A.S. (Centro Digital Radiológico Oral) en donde se registren datos personales o información del paciente.

 

RESPONSABLES:

 

Administrador, auxiliares administrativos y personal auxiliar serán los responsables de velar por la seguridad y el correcto uso de los datos personales de los pacientes y usuarios.

 

MARCO LEGAL

 

 

  1. Ley 1581 de 2012
  2. Artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 

 

RECOPILACIÓN DE DATOS

 

Para llevar un correcto registro, LAUSOF CARSAN S.A.S. necesita obtener la siguiente información de los pacientes y usuarios:

 

 

  • Nombres completos
  • Apellidos
  • Número del documento de identificación:
    • Número de la cédula de ciudadanía para los mayores de edad.
    • Número de la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de siete años.
    • Número del registro civil para los menores de siete años.
    • Numero del NUIP dado por la registraduria civil para recién nacidos y menores de edad.
    • Número de pasaporte o cédula de extranjería para población extranjera.
    • Número de cédula de ciudadanía de la madre, o del padre en ausencia de ésta, seguido de un número consecutivo de acuerdo al número de orden del menor en el grupo familiar, en el caso en que no exista documento de identidad de los menores de edad.
  • Fecha de nacimiento
  • Régimen de salud EPS
  • Género
  • Dirección de residencia y teléfono
  • Dirección de correo electrónico
  • Empresa donde labora
  • Teléfono empresa donde labora:
  • Uso de servicios
  • Información personal suministrada a través de encuestas u otros métodos de investigación
  • Información personal suministrada en la oficina de atención al usuario
  • Información entregada por la entidad promotora de salud u otro asegurador
  • De acuerdo con el caso también se registran datos básicos de la persona responsable del paciente.

 

LAUSOF CARSAN S.A.S. solo registra y conserva los datos o cualquier información del proveedor siempre y cuando este la suministre de manera voluntaria.

 

Otros casos en los cuales se registra y se conserva la información del paciente es cuando:

 

  • Se realiza el proceso de facturación de los servicios odontológicos
  • Otras fuentes que suministren información relacionada con el servicio requerido
  • Solicitud de información por parte del usuario a través de redes sociales, formularios de contacto digital en la pagina web y correo electrónico.
  • Durante el proceso de atención asistencial.

 

 

TIPOS DE BASES DE DATOS

 

Bases de datos con información personal: 1 Incluye información socioeconómica, personal y sensible.

 

Cantidad de titulares: ____3_______________

 

CANALES PARA LA ATENCIÓN PQRF

 

  • Redes Sociales
    • Instagram
    • Facebook
  • Correo electrónico
  • Página Web
    • Formulario de contacto
  • Línea móvil, número internacional y número único local
  • Whatsapp

 

Bases de datos con información personal: 1

Bases de datos con           

Cantidad de titulares: ______34____________

 

CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN

 

Todos los datos digitales son custodiados en un servidor físico ubicado en las instalaciones físicas de la clínica, el cual realiza un back up diario a la nube del Centro Radiológico.

 

Las historias clínicas físicas, los consentimientos informados y radiografías son archivadas en sobres individuales numerados con el consecutivo del número de identificación de cada paciente. Permanecen en un mueble cerrado, bajo llave, y solo las auxiliar e higienistas orales tienen acceso a él.

 

UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 

LAUSOF CARSAN S.A.S.  solo utiliza la información que suministran los pacientes para las siguientes actividades:

 

  • Divulgar información científica
  • Asegurar que la prestación de los servicios de salud se presten de manera idónea.
  • Cumplir con la normatividad vigente exigida por SSA en el estándar de Historias Clínicas.
  • Generación de RIPS
  • Auditorías internas.
  • Campañas de comunicación para reportar novedades, promociones, noticias de la clínica y estrategias comerciales.
  • Consulta y reporte a centrales de riesgos

 

La información será utilizada con el consentimiento del paciente o usuario en estudios, investigaciones, campañas de prevención de políticas de salud pública.

La información que custodie el Centro Radiológico no se compartirá con ningún tercero natural o jurídico no autorizado, de acuerdo con la legislación y la jurisprudencia vigente; no obstante, podrá compartirse o suministrarse información con las autoridades judiciales o administrativas que en ejercicio de sus atribuciones legales lo soliciten o con autoridades sanitarias.

 

Terceros autorizados para conocer la historia clínica del paciente:

 

  • Las autoridades judiciales y de control, cuando la requieran como medio probatorio para tomar decisiones en las investigaciones que adelantan en ejercicio de sus funciones constitucionales y legales (Art 34, Ley 23/81).
  • La Superintendencia Nacional de Salud y las direcciones seccionales, distritales y locales de salud, en cumplimiento de su función pública de inspección, vigilancia y control de la calidad de la atención en salud (Art 34, Ley 23 / 81).
  • El equipo de salud , (Art 23, Decreto 3380/81 y Resolución 1995/99).
  • Los investigadores en ciencias de la salud, para consulta y apoyo de trabajos médicos , (Art 61, Ley 23/81 y Art 30 Decreto 3380/81).

 

 

Las bases de datos de los pacientes y usuarios de Lausof Carsan no será canjeada ni compartida con terceros vía electrónica.

La información podrá ser utilizada para la realización de diferentes estudios de opinión, para la realización de llamadas pos-cita.

 

MANEJO DE DATOS SENSIBLES

 

Queda prohibido para todos los trabajadores, colaboradores directos e indirectos la divulgación de datos, que, según la Constitución Nacional de Colombia, sean considerados como sensibles, tales como preferencia política, afiliación sindical, origen racial y étnico, orientación sexual, convicciones religiosas, datos biométricos o de salud, etc; los cuales están sometidos a reserva y confidencialidad.

 

Los datos que los pacientes suministren nunca estarán publicados en sitios de internet de acceso público, ni en ningún otro medio de comunicación masiva.

 

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja el Centro Radiológico cuyo período de vigencia se prolongará por todo el tiempo en el que el Centro Radiológico desarrolle su objeto social.

 

MANEJO DE DATOS PARA NIÑOS Y ADOLESCENTES MENORES DE EDAD

 

Con el fin de garantizar el respeto por los derechos fundamentales de los niños menores de 18 años, Lausof Carsan velará por uso adecuado de la información de este grupo de pacientes, cuya información será suministrada únicamente con autorización de los padres o del tutor legal del menor de edad.

 

 

NEGACIÓN A LA UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 

Si el paciente no está de acuerdo con que el Centro Radiológico utilice o comparta su información personal para los fines anteriormente descritos en la política, debe manifestarlo a través de un correo electrónico a andre_cielo@diagnosticodigital.co.

 

ACTUALIZACIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES

 

El paciente puede actualizar los datos a través del envío de un correo electrónico a andre_cielo@diagnosticodigital.co, o entregando la información escrita en el puesto de recepción del Centro Radiológico.

 

 

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

 

LAUSOF CARSAN cuenta con el apoyo tecnológico y el recurso humano idóneo que le permite garantizar a sus pacientes y usuarios que la información almacenada en la plataforma de la clínica, cumple con estándares de calidad y control que evita el acceso no autorizado de terceras personas a esta información garantizando así absoluta confidencialidad para el usuario o paciente.

 

De igual manera el Centro Radiológico tiene implementado un programa de habilitación avalado por la SSA que cuenta con un manual de historias clínicas que esta implementado en su totalidad, que exige que la información del paciente o usuario este sometida a reserva, ya que según lo consagrado en el artículo 15 de la constitución política, existe el derecho que tienen todas las personas a su intimidad personal y familiar, y a su buen nombre.

 

CAMBIOS EN LA POLITICA DE PRIVACIDAD

 

LAUSOF CARSAN S.A.S.  puede realizar modificaciones y cambios a esta política en cualquier momento y lo notificara a través de la página web www.diagnosticodigital.co

 

 

DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

 

Derechos de los titulares de los datos: El titular de los datos personales tendrá derecho a:

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables y encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  3. Ser informado por el responsable o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la SUPERSALUD y ante la Superintendencia de industria y comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

DEBERES DE LAUSOF CARSAN EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES___________________________________________________

 

Lausof Carsan S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.


De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 Lausof Carsan S.A.S se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3.  Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
  5. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
  6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SUPERSALUD y la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

CONSULTAS___________________________________________________________

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del paciente que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, Lausof Carsan garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos, (titulares), toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.


Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales Lausof Carsan garantiza:

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
  3. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

RECLAMOS____________________________________________________________

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

  1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia Lausof Carsan S.A.S recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene Lausof Carsan S.A.S una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS________________________________________________

 

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a Lausof Carsan S.A.S la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

 

  • El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
  • Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Lausof Carsan S.A.S señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

 

  1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

 

 

SUPRESIÓN DE DATOS__________________________________________________

 

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Lausof Carsan S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

 

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Lausof Carsan S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

 

  1. Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Lausof Carsan S.A.S debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

 

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN_____________________________________

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, Lausof Carsan S.A.S deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.


Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Lausof Carsan S.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria consentimiento a Lausof Carsan S.A.S, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que Lausof Carsan S.A.S establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Identificación del Responsable del Registro y Tratamiento de datos personales:

 

Lausof Carsan S.A.S es una IPS de carácter privado. NIT: 900.438.962-6 ubicada en CARRERA 52 No. 52 – 63 Oficina 401 Itagüí (Ant.), Correo electrónico: andre_cielo@diagnosticodigital.co, pagina web www.diagnosticodigital.co.

 

SOLICITUD

DE ACUERDO CON LA LEY 1581 DE 2012 Y EL ARTÍCULO 10 DEL DECRETO 1377 DE 2013 LAUSOF CARSAN SOLICITA A TODOS SUS PACIENTES EN GENERAL SU CONSENTIMIENTO PARA SEGUIR DANDO EL TRATAMIENTO A LOS DATOS DE REGISTRO CON LAS FINALIDADES ESTIPULADAS EN SU POLITICA DE PRIVACIDAD Y USO DE INFORMACION DE DATOS PERSONALES QUE PUEDE SER CONSULTADA EN NUESTRA PAGINA DE INTERNET www.diagnosticodigital.co PARA LOS TITULARES QUE CONSIDERAN QUE EL CENTRO RADIOLOGICO NO DEBE UTILIZAR O COMPARTIR SU INFORMACIÓN PERSONAL PARA LOS FINES DESCRITOS EN LA POLÍTICA DEBE MANIFESTARLO POR ESCRITO AL CORREO andre_cielo@diagnosticodigital.co

EN CASO DE NO RECIBIR NINGUNA OBSERVACIÓN DENTRO DE LOS TREINTA DÍAS SIGUIENTES A LA PUBLICACIÓN DE ESTA SOLICITUD, ENTENDEREMOS QUE ESTAMOS AUTORIZADOS A CONTINUAR CON EL REGISTRO, TRATAMIENTO Y USO DE ELLOS, EN LOS TÉRMINOS SEÑALADOS EN ESTA POLÍTICA Y PARA LOS FINES SEÑALADOS, SIN PERJUICIO DE LA FACULTAD DE LOS TITULARES DE REQUERIRNOS EN CUALQUIER MOMENTO LA ELIMINACION DE LOS DATOS CONFORME A LA LEY